こんにちは、まことです。
今回は、週休3日を実践するコンサルタント越川慎司さんの「仕事のムダが必ずなくなる超時短術」という本を紹介していきます。
本書の概要
本書は、著者の越川慎司さんがコンサルタントとして、528社16万人に対して2万時間かけて働き方改革を支援してきた経験から得た現場に効く時短術を紹介しています。
著者いわく、ビジネスパーソンの時間を奪うのは、基本的にはどの会社も共通で、社内会議、資料作成、メール対応だそうです。このため、本書では主に、この3つにかかる時間の短縮を目標に様々な時短術を駆使し、仕事の時間を目指します。 会社は働き方改革で残業を減らせと言ってくるけど、同時にもっと成果を挙げろともいわれる、こんな状況に困っているという人におすすめの一冊です。
ここからは、本書を読んで重要だと思ったポイントについて3点紹介していきます。
ポイント①：成果の上がる会議の共通点
ビジネスパーソンの時間を奪うのは、ダントツのトップで会議です。皆さんも会議に時間がとられていると感じたことがあるのではないでしょうか?
とはいえ、会議自体が無駄なのではなく、成果が上がらない会議が無駄なのです。
では、成果の出る会議とは一体どのようなものなのでしょうか？ 本書では、成果の上がる会議には次の3つの特徴があると紹介しています。
・目的がしっかり決まっている
。
・しっかり準備されたアジェンダが事前に共有されている。
・必要な人が参加している 。
この特徴を持たない会議を減らして、業務時間短縮を実現してください!
ポイント②：メールチェックは1.5時間に1回
皆さんの中にもメールチェックを頻繁におこなって、その度に、作業を中断して、集中が切れてしまうという人は多いのではないでしょうか?
そんな人におすすめの方法はメールチェックは1.5時間に1回にすることです。 メールチェックの頻度を減らすことで、作業が中断されなくなり、作業効率が上がるはずです。
著者がたくさんの会社をコンサルしてきた経験としては、本当に緊急であれば電話が来るはずなので、メールチェックは多少遅れたところであまり問題ないことがほとんどだったそうです。
実際私の会社でも、緊急で重要なことは電話がかかってきます。むしろ、重要なことなのに、メール一本入れるだけで対応してもらえなかった場合は、依頼する側の落ち度とされます。
1.5時間に1回というのは、著者の経験上、最も多くの人に最適な時間というだけです。もし、もっと頻度を減らせるという人は、減らせるだけ減らした方がgoodです。
ポイント③：資料作成は作成が目的になっていないか
みなさん、会議用のパワーポイントを作成中に、気付いたらテキストボックスの配置など必要以上に細かいところの修正をしていたなんて経験はないでしょうか?
パワーポイントなどの資料作成は往々にして、作成することが目的になってしまうことがあります。
資料作成は、上司に承認もらうなど、”目的の人に目的の行動をしてもらうこと"が本来の目的のはずです。目的を忘れずに、資料作成にあたりましょう。
まことの気づき&補足
次に、本書を読んで気づいた点やこうしたらもっと良くなるのではという点を紹介していきます。
気づき：時短は一日にして成らず
本書を読んで、気づいたことは、仕事の時短を実現するには、さまざまな策が必要だということです。
これだけやればOKというような魔法のような時短術はありません。ここでは紹介しきれませんが、本書では、会議1つをとっても、12個の時短術が紹介され、これに加え、メールにかかる時間を短縮する時短術を10個、資料作成にかかる時間を短縮する時短術を7個紹介しています。
なにか1つやったからと言って、劇的に時短が実現することはありません。時間がかかってしまっているところを地道に潰していくことで、やっと時短が実現するのです。
補足：コロナをキッカケに変わった会議を維持しよう
2020年は世界的にコロナウイルスが蔓延し、その影響で、在宅ワークやウェブ会議が一気に広まりました。みなさんの会社でも働き方が大きく変わったという方も多いのではないでしょうか? ウェブ会議には会議室までの移動が不要、会議室の確保が不要など、様々なメリットがありますが、慣れていないと接続に手間取ったり、細かいニュアンスが伝わりにくいなどのデメリットも多少あります。
そのため、もしコロナの騒動がなければ、ウェブ会議が広まるにはもっと時間がかかったと思います。それが半ば強制的に導入されたので、この機会を逃す手はありません。
コロナウイルスがおさまれば、もとに戻そうをする保守派の人たちが出てくると思います。もちろん対面での会議の方が効率がよい場合もありますが、ウェブ会議で済むような会議まで対面にするような、進んだ効率化を退化させるようなことがしたくないところです。
以上、越川慎司さんの「仕事の無駄が必ずなくなる超時短術」の紹介でした。
