余計な仕事を減らして、効率的に進める方法｜武器としての図で考える習慣

この記事は、ポッドキャストの文字起こしのテキストです。

こんにちは、サラリーマンポッドキャスターのまことです。
この番組では読書好きな私が日々の読書で学んだことを紹介していきます。

今回のエピソードの内容

今回紹介するのは、平井孝志(ひらい・たかし)さんの「武器としての図で考える習慣」という本です。

著者の平井さんは筑波大学大学院ビジネスサイエンス系教授をやられている方です。
以前は、コンサルタントとして、企業の全社戦略、事業戦略、新規事業開発の立案及び実施を支援をされていました。

そんな平井さんが書かれた「武器としての図で考える習慣」という本は、一言で言えば、図を使って、物事を構造的に理解する方法を紹介する本です。

この「図を使って物事を構造的に理解する」というのは、どんな分野で活躍するにも役立つベーススキルといえます。
世の中には、IT関係のプログラマーや、製造業の開発者などさまざまな人がいますが、どんな人でも、役立てれるスキルです。

そんなスキルが紹介されている本書から、今回のエピソードでは、「ピラミッド図で余計な仕事を減らし効率的に仕事を進める方法」という話を紹介します。

今回のエピソードを聞くメリット

「いつもの仕事を短時間で終わらせれたら、・・・」というのは誰もが持つ願いですよね。

近年では働き方改革が叫ばれ、残業時間が制限される企業が多くなってきています。
しかし、これは嬉しいことばかりではなく、残業時間が少なくなってもやるべき仕事は減らないので大変だったり、中には、業務時間中に終わらないので、家に仕事を持ち帰らざるを得ないという人もいると聞きます。

今回のエピソードで紹介する「ピラミッド図で余計な仕事を減らし効率的に仕事を進める方法」という話はこんな仕事を短時間で終わらせたいと言う人に、ぜひ聞いていただきたい話です。

仕事を短時間で終わらせる方法としては大きく二通りがあります。

1つは作業スピードを上げて今と同じことをできるだけ早く終えれるようにする方法。
もう一つは無駄な作業を減らして必要な作業だけをやることで早く終えれるようにする。

最近SNSなどでもよく紹介されているパソコンのショートカットキーを覚えるとか、タイピングを速くするという方法は、前者の作業スピードを上げる方法の1つです。
この方法も、もちろん時短には貢献するのですが、実はあまり効果は大きくありません。

作業スピードを速くしようとすると焦ってしまい、心理的なストレスから、かえって脳の働きが悪くなり、効率が悪くなるという話を聞いたことがあります。

この話のエビデンスの確かさは不明ですが、みなさんも焦るとミスが発生するというのは、経験したことがあるのではないでしょうか？

そのため、本当に短時間で仕事を終えるためには、作業スピードを速めるのではなく、無駄な仕事を減らすこと必要があるのです。

そして、あなたの無駄な作業を減らせるかもしれないのが、今回紹介する「ピラミッド図で余計な仕事を減らし効率的に仕事を進める方法」です。

ピラミッド図とその使い方

ではさっそく、本題に入っていきます。

本書がいうピラミッド図とは、一般的にロジックツリーと呼ばれるものです。

ロジックツリーといえば、大体どんなモノかイメージできる人も多いのではないでしょうか？

簡単に説明すると、てっぺんに項目を1つ置き、それを下の層に行くに従って分解していくような図です。

簡単な例でいくと、売上という項目をてっぺんに置いた場合、1つ下の層では、単価と数量にわけるようなイメージです。

今は、上から下に向かって分解していき、下に行くほど広がる形がピラミッドのようなので、ピラミッド図と言います。
ピラミッド図は、横向きにして、一番左にてっぺんとなる項目、右に行くほど広がるようなピラミッドを横に倒した形でかかれることもよくあります。

ピラミッド図の紹介はここまでにして、ここからはこのピラミッド図をどうやって使って仕事のムダを減らしていくのかを紹介していきます。

どのように使うのかというと、ピラミッドのてっぺんに、達成したいことを置いて、下の層で、その達成したいことの因数分解をしていきます。
因数分解とは、それを達成するには、何が必要かという視点で業務を分解していくいということです。

この要領でピラミッドを完成させれたら、そのピラミッドをみれば、達成したいことに必要なことは何かが書いてあるので、それにそって仕事を進めていけば、無駄な仕事はなくせるということです。

具体例として、家電メーカーに勤める設計者Aさんの仕事のピラミッドを作成してみましょう。
Aさんは今、電化製品のある部品を、コスト低減のために形状変更をしたいと考えていたとします。

もともとはこんな形状をしていたけど、こんな形状にすれば、使用する材料を減らせるので、コストが減らせるみたいな状況です。

この時のピラミッドを作成していきます
この場合、ピラミッドのてっぺんに置く、達成したいこととは、「部品の形状変更をする」になります。

下の層に書くのは、てっぺんの項目を達成するには何をすれば良いのかと言うことを書くので、変更した形状で「強度が問題ないかを確認する」や「生産性に問題ないかを確認する」という項目に分解していくことができます。

そして、ここで終わりではなく、
さらに、今あげた項目についても分解していきます。例えば、「強度が問題ないか確認する」を実現するためには、「通常の使用環境での強度を確認する」や「高温・多湿の環境下での強度を確認する」といった項目に分解していきます。

このようにしてピラミッドを完成させていきます。
どこまで、分解していけば良いかについては、やるべきことがパッと頭の中で、描けるレベルまで分解します。
参考までに、私のおすすめとしては、 1日以内で終えることができる作業のレベルまで分解することです。

具体的に先程の例で説明すると、「強度を確認する」方法が試験を実施するだった場合、「試験設備を準備する」や「試験用の部品を手配する」に分解できます。

これらのやるべきことがパッと浮かべば良いのですが、浮かばない場合は、ちゃんとばらします。

ここまでではピラミッド図とは何か？と、ピラミッド頭を使ってどのように仕事の無駄を省いていくのかを説明してきました。

まことの補足・解説

実は、このピラミッド図で業務を因数分解するのは私自身以前から実施していて、かなり良い感じだったので、今回みなさんにも紹介しています。

やはり、比較的経験の浅い方には特におすすめです。
経験をたくさん積んで、この業務の完了させるには、「これとこれとこれをやる」と、すぐに頭の中でイメージすることができるようになれば、このような分解も必要ないのかもしれませんが、経験が浅く、頭の中で描けない方にはとても有効です。

こんな仕事の達成したいことの分解をしているよりも、さっさと取り掛かってしまったほうが速いのではないかと思われるかもしれませんが、必要なものがわかっていないと、もしかしたらこれも必要かもと思って、本来は不要なこともしまい、大抵は整理しないより時間がかかってしまいます。

また、やるべきとが整理できていないのは、仕事の効率が悪いだけではなく、精神衛生上もよくないです。
やるべきことが整理できていないと人は、あれもやらないと、これもやらないとと、実態以上に業務を抱えているように錯覚してしまうからです。

たくさん仕事を抱えていて忙しすぎると思っていても、紙などに書き出せば、案外こんなものかと感じるということも珍しくありません。

アクションプラン

この番組では毎回学んだことをどのように活かしていくかということで皆さんにアクションプランを提案しています。

今回皆さんに提案するアクションプランは、ひねりがないですが「自分の仕事をピラミッド図で因数分解してみる」です。

やり方はここまでで説明してきた通りです。

仕事についてこの因数分解をやる時、新入社員のような経験が浅い方だと何をすれば良いのか分からず、分解できないことも出てくると思います。

そういった場合は、1人で悩まずに上司や先輩に相談してみると良いです。
自分で考えることも重要ですが、知識があまりにも不足している状態で考えても効率が悪いですからね。
もし可能ならば、「こうだと思うのですが、どうでしょうか？」と聞いてみると、上司や先輩も、みなさんが何がわかっていないのかを把握しやすく、よりよい指導を受けられると思います。

さらに、ピラミッド図で、やるべき事を因数分解できるようになったら、次はピラミッドの1番下の各項目の工数を見積もってみましょう。

今抱えている仕事の所要時間がわかっていれば、仕事を抱えすぎているのか、他の仕事を引き受ける余裕があるのかもわかって、仕事を円滑に進めることができます。

工数の見積りというと簡単そうに聞こえますが、意外と難しいもので、いきなりやれと言われても、なかなかできるものではありません。
しかし、上の立場になれば、必ず必要になるスキルですので、早めに習得をしていくおくと、後々役立ちます。