まことのビジネスに役立つ話

学生〜社会人数年目の若手ビジネスパーソンに役立つスキルを紹介していきます。

今日から会議を変える方法|世界で一番やさしい会議の教科書

 

世界で一番やさしい会議の教科書(日経BP Next ICT選書)

この記事は、ポッドキャストの文字起こしのテキストです。

 

 

 

こんにちは、サラリーマンポッドキャスターのまことです。
この番組では、読書好きな私が、日々の読書で学んだことを紹介していきます。

 

今回のエピソードの内容

今回紹介するのは、榊巻亮(さかまき・りょう)さんの「世界で一番やさしい会議の教科書」という本です。

 

著者の榊巻さんは ケンブリッジテクノロジーパートナーズ株式会社に所属するコンサルタントで、 ファシリテーションを生かした納得感のあるプロジェクト推進を得意とされている方です。

 

今回紹介する「世界で一番やさしい会議の教科書」という本は一言でいうと、「会社の会議をより良いものにしていく方法」を紹介する一冊です。

内容はストーリー形式で進んでいき、主人公がコンサルタントである父のアドバイスを受けながら会社の会議を変えていく流れです。

主人公自身も、若手社員であり、「会議を変える方法なんて何も知らない」というところからスタートするので、会議を変えるためにいきなり難しい方法を実践するのではなく、できるところからスタートします。
そのため、読者自身も読みながら実践に移しやすいと思います。

 

ストーリー形式なので、後から復習するときに読みづらいという嫌いはありますが、主人公が読者の立場に立って、会議の変え方を学んでいくというストーリーは、会議についての本を初めて読む方にも、とても理解しやすい内容になっています。

 

今回のエピソードでは、そんな一冊の中から、「隠れファシリテーションで、今日から会議を変える」という話を紹介します。

 

今回のエピソードを聞くメリット

隠れファシリテーションとは、会議を隠れながらまとめることです。

会議に限らず、新しいことをやろうとすると、少なからず抵抗を受けます。
しかし、この隠れファシリテーションは、他の人に気づかれないように実施することで、その抵抗を少なく会議を変えていくことができます。

 

あなたは、いろいろ議論はしたけど、結局、何を決めたのかよくわからないという会議に参加した事はないでしょうか?

 

自分としては、多分こうだろうとは思っているけれども、それが他の参加者と同じ認識かどうかは少し自信がない。
そんな会議です。

 

そんな、議論をしたのに曖昧な状態で終わるというのを防ぐことができるのが、 今回のエピソードで紹介する隠れファシリテーションです。

 

今回のエピソードでは、このあと、隠れファシリテーションのやり方を紹介してから、このやり方のメリットと注意点を紹介していきます。

 

隠れファシリテーションとは

では、さっそく本題に入ってきます。

 

隠れファシリテーションとは、確認をする程で、次のような項目を参加者に確認し、参加者の認識合わせをします。

・会議の議題とそれぞれの時間配分
・会議の終了条件(これを決めればこの会議が終われる)
・会議で決まったこと・今後やるべきこと

 

これらを参加者全員の前で確認することで、参加者全員の認識を合わせます。
ちなみに、会議の議題とそれぞれの時間配分、終了条件は会議の冒頭で確認し、決まったこと・今後やるべきことは、最後に確認します。

 

具体的には、次のような聞き方をします。

「私の理解が合っているか確認したいんですけど、今日決まったことは〇〇と〇〇で、やるべきことは〇〇という認識で合っていますか?」

というような聞き方です。

 

この問いに対して「それで認識あってますよ」となれば参加者全員の認識が合っていることを確認できますし、 「いやいや、それ違くない」と言う意見が出れば、認識の食い違いが起きていたことが確認でき、そこから認識合わせをすることができます。

 

隠れファシリテーションのメリット 

この隠れファシリテーションのメリットは簡単に始められることです。
実行する人自身もやることは簡単なので始めやすいですし、周りからの抵抗も受けにくいです。

例えば、会議がうまくいってないからといって、いきなり、「私がファシリテーターをやります」と声を上げると、それまで進行していた人からは、「私のやり方に気に食わないのか」と反感を買ってしまったり、今までとは、ガラッと違うやり方をすると、それに対しても抵抗が出てきたりしてしまいます。

この隠れファシリテーションは、表立って会議を変えていくわけではないので、そういった抵抗も生まれにくいです。

 

 

隠れファシリテーションの注意点

また、この隠れファシリテーションをやる上での注意点は頻繁に確認をしたり、「つまりこういうことですね」と要約をしすぎないということです。

隠れファシリテーションをやるときのスタンスとしては、「私の理解が追いつかないので」とか「私の理解が間違っているといけないので」という下手に出て確認をするというスタンスではありますが、あまりに頻繁に確認をしたり、話の要約をしようとすると会議の話し手に、私の話が分かりづらいのかという反感を買ってしまう可能性もあるためです。

 

以上が隠れファシリテーションのやり方とそれをやる上での注意点の紹介です。

 

まことの補足・解説

ここからは、私、まことなりの補足・解説をしていきます。

みなさんの会社ではどうかは分かりませんが、私の会社では、決まったこと・やるべきことの認識合わせはされていることが多いような気がしています。

私の会社の会議は、他社に自慢できるできだ!といえるほどの自信は全くありませんが、決まったこととやるべきことの認識合わせ程度はできていることが多いと思います。

しかし、会議を始める際に終了条件の認識合わせは、できていないことが多いのでは、と気付かされました。

 

みなさんの会社ではどうでしょうか?

会議の目的までであれば共有されていても、終了条件は示されないことがあるのではないでしょうか?

具体的には、「今回の会議の目的は、来シーズンに発表する新製品についての情報共有です」と目的は共有されても、どういう状態になれば会議が終了したと言えるのかという終了条件までは共有されない、といった具合です。

 

終了条件とは、例えば、進行役の人が事前に準備した資料を読み上げたら終わりなのか、資料を読み上げた上で質疑応答を完了し、全員が内容を理解したことを合意が取れたら終わりなのか、といったことです。

 

日本の企業での会議は開始時間はしっかり守るが終了時間は守られないと言われることが多いです。
この会議がダラダラと長引いて終了時間が守れれない理由は終了条件が明確になっていないからではないでしょうか。

各個人としては終了条件を思い描けているのかもしれませんが、その認識は参加者同士で合っていないため議論が発散してしまい内容がまとまらない。
そんなことが起きているのではないかと思います。

 

今回のエピソードを聞いていただいたみなさんには、ぜひ終了条件を共有して、参加メンバー全員で協力して、終了時間を守ることを目指す会議を作っていただければと思います。

 

アクションプラン

この番組では毎回学んだことをどのように活かしていくかということで皆さんにアクションプランを提案しています。

 

今回皆さんに提案するアクションプランは、全然ひねりがないですが「会社内のグダグダしてしまっている会議で、隠れファシリテーションをやってみる」です。

 

この隠れファシリテーションは、本書の中でも、会議を変えていくプロセスの第1歩として紹介されていた内容なので、ハードルが高すぎることはないとと思います。

 

会議を変えるというと、 ある程度地位が高い人や発言力がある人しかできないと思ってしまいがちですが、この隠れファシリテーションは認識を確認する程で、情報共有を促すものなので入社1年目の新入社員にも、今日からできるくらいのものです。

ぜひ、「うちの会社の会議グダグダしてしまってるな」と感じたら、この隠れファシリテーションで会議を変えてしまってください。

 

ただこの隠れファシリテーションは、簡単にできる代わりに、少し効果が薄いのが難点です。

あまりにグダグダでまとまりのなさすぎる会議だと、この隠れファシリテーションでは足りない場合があるので、そのときは次回以降のエピソードで紹介する会議を変える方法を実施いただければと思います。

 

まとめ

それでは今回のエピソードのまとめをします。

今回のエピソードでは、榊巻亮さんの「世界で一番やさしい会議の教科書」という本を紹介しました。

 

この本は「会社の会議をより良いものにしていく方法」を紹介する本で、そんな本の中から、今回のエピソードでは、「隠れファシリテーションで、今日から会議を変える」という話を紹介しました。

 

隠れファシリテーションとは、確認をする程で、会議の終了条件や会議で決まったことなどを参加者に確認し、参加者の認識合わせをします。

この方法は、新しい手法をいきなり導入する大がかりなものではなく、みなさん自身にとっても、周りの人にとっても、ハードルが低いので、今日からできるようなものと紹介しました。

 

そして、アクションプランとして「社内のグダグダしてしまっている会議で隠れファシリテーションをやってみる」ことを提案しました。

 

ビジネスパーソンの業務時間の43%が社内会議に費やしているという調査結果もあります。

そんな会議を有意義なものにすることでより有意義な会社人生にすることができると思いますので、ぜひ今回の学びを活かして、会議を変えていただければと思います。

 

今回も最後まで聞いていただきありがとうございます。
もしエピソードが役に立ったと思ったらTwitterなどで拡散していただけるとうれしいです。
また次のエピソードでお会いしましょう。