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伝わるメールの書き方|ロジカル・シンキング練習帳

ロジカル・シンキング練習帳―論理的な考え方と書き方の基本を学ぶ51問

この記事は、ポッドキャストの文字起こしのテキストです。 

 

 

ポッドキャストのリンク:https://anchor.fm/28385/episodes/ep-e12s85b

 

こんにちは、サラリーマンポッドキャスターのまことです。
この番組では、読書好きな私が、日々の読書で学んだことを紹介していきます。

 

今回のエピソードの内容

今回紹介するのは、照屋華子(てるや・はなこ)さんの「ロジカル・シンキング練習帳」という本です。

本書の内容は仕事を円滑に進めるための論理的でわかりやすいメールでの書き方が学べる一冊です。
また、タイトルに練習帳とあることからもわかりますが、練習問題がかなり充実しています。
メールの書き方に限りませんが、理論を理解しても、いざやってみようとなると、なかなかできないことも少なくありません。

その点を本書は練習問題で読者が理論の実践することをフォローしてくれているというのが特徴です。

 

本書は、2018年発売された少し古い本ではありますが、コロナウイルスの感染防止対策で、テレワークの普及が進んだ今、メールでのコミュニケーションの重要性が高まっているということで紹介しようと思います。

 

今回のエピソードを聞くメリット

あなたは「メールがわかりにくい」と言われたことはないでしょうか?

当たり前ですが、わかりにくいメールを送ってしまうと、仕事がスムーズに進んでいきません。

 

せっかくメールで説明したのに、「わかりにくい」と言われて、もう一度説明しないといけないだと、仕事がスムーズに行かないのは想像できますよね?

 

むしろ、「このメールの内容よくわからないんだけど」と言ってくれるのはやさしい人で、「このメールよくわかんないから放置しよ」となることも多いです。

 

 

ひどいと思うかもしれませんが、働き方改革などで勤務時間の短縮が迫られている現代では、ほとんどのビジネスマン自分の仕事だけでも手に負えないと感じている中で、人の心配をしている暇はありません。

 

そんな伝わらないメールを書かないようにするためにも、今回のエピソードでは、伝わるメールの書き方を紹介します。

 

 

 

伝わるメールの書き方

さっそく、本題に入っていきます。

 

概要

まず、伝わりやすいメールは件名から始まります。

どんなに本文を頑張って描いても、開いてもらえなければ意味ないですからね。

なので、どのような件名にしたら良いのかをこの後説明します。

 

件名について説明したら次は本文の解説をします。

伝わりやすいメールの本文は3つのパートに分かれます。

それは、導入、本論、結びです。

導入ではメールの全体像を簡単に説明し、本論では詳細な内容を説明、最後の結びでは、挨拶などをいれて感じの良いメールに仕上げると言った内容です。

 

では、それぞれ詳しく解説していきます。

 

件名の書き方

まずは、件名の書き方について

件名では、何についてのメールなのかが具体的にわかるようにメールのテーマを書きます。

例えば、よくある悪い例は「〇〇会議の日程について」のような件名です。

これでは説明の対象はわかるものの、どんなことが書いてあるのかがわからない件名です。
どんなことが書いてあるのかというのは、会議日程の連絡なのか、相談なのかと言ったことがわからないということです。

 

例えば、会議日程の連絡であれば、即、メールを開封してもらう必要はなく、会議の準備さえできていれば、会議の直前に開封してもらうでも良いわけです。

しかし、日程の相談であれば、メールの受信者の返事がないと、日程調整が進まないなどで、できるだけ早い返信が必要だったりします。

件名にメールのテーマが書いてあると、メールの受信者がこのような判断を即座にできるというメリットがあります。

 

ちなみに、私の会社では、件名の頭に墨付きカッコで囲んで依頼とか資料送付とかと書いてメールの内容がパッとわかるようにしています。

墨付きカッコって何?と思われる方もいるかもしれませんが、私もこのエピソードを収録するまで、使っていたものの名称は知りませんでした。

HPやブログなどでもよく使われるカッコなので、みなさんみたことはあると思います。

先ほど紹介した本書で紹介されていた「会議日程の連絡の件」とか「会議日程の相談の件」とかしてしまうと、連絡とか相談といった重要なワードが件名の後ろの方に行ってしまうので、その点、頭につけるのは、即座にわかるというメリットがあると思います。

 

ここまでが件名についての説明です。

 

本文の書き方

次に、本文の説明に移ります。

本文は導入、本論、結びの3つのパートにわかれると説明しましたね。

 

導入

まずは、導入について説明します。

導入では、メールのテーマと、相手にとって欲しいアクションを書きます。

メールのテーマというのは、件名のところで説明した内容と同じです。

 

2つ目の相手にとって欲しいアクションを書くというのは、当たり前のように思いますが、意外と書いていない人も多いです。

 

全文読めばわかるけど、冒頭に書いておいてほしかったみたいなメールが特に多い印象です。

稀に、全文読んだけど、「それで私は何をすればいいの?」となってしまうようなメールも中にはあります。

 

そんなことある?と思われるかもしれませんが、残念ながらあるのです。

例えば、若手社員が上司・先輩に「〇〇しました」とだけ送るようなメールで、これだと知っておいて欲しいだけなのか、何かチェックしてほしいのか、といったことがわからないですよね。

 

このようにメールの目的の把握を相手に委ねると、自分が相手にとって欲しいアクションと、相手が判断したアクションがことなる場合があるので、しっかりと目的は明記しましょう。

以上が、本文の中の導入についての説明です。

 

本論

次は、本論についての説明です。

本論の書き方については2つのポイントがあります。

順番に説明していきます。

 

1つ目のポイントは、「まず『結論』を伝え、その後、その結論を支える『理由・解説』を書く」です。

最初に結論を書くことによって、メールを全文読まなくても、伝えたいことをすぐに伝えることができます。

ビジネスの場では、スピードはかなり重要です。

結論をまず伝えるというのは、メールだけに限らずいろんなところでいわれていることですよね。

こう考えると、「つまり」とか「要するに」という言葉が、メール中に出てきた場合は注意しないといけないですね。

「つまり」「要するに」という言葉は、「今までいろいろ述べてきたが、まとめると、結論はこうですよ」という時に使う言葉で、最後に結論をいう時に使われる言葉だからです。

 

 

次、2つ目のポイントは、「視覚的に文章の構造がわかるようにする」です。

ざっくり説明すると、「見出しと改行を使って、文章の塊を作る」ということです。

これは具体例を紹介したほうがわかりやすいと思います。

 

例えば、「〇〇の件で、進捗報告とお願い事項をお送りします。」というメールを書く時、本論では、進捗報告とお願い事項の2つの文章の塊を作ります。

進捗報告という見出しがあって、その下に結論、さらにその下に、その結論を支える理由・解説と続けます。

お願い事項も同じで、お願い事項という見出しがあって、その下に結論、さらにその下に、その結論を支える理由・解説と続けます。

 

塊を作るメリットは飛ばし読みをしやすくなるということです。

 

例えば、進捗報告などで、結論が、もともと自分が思っていたことと相違なければ、その結論を支える理由・解説はあまりじっくり読む必要ないですよね。

塊にすることで、どこまでが進捗報告なのかがわかり、読まなくても良い場所がわかるようになります。

 

以上が、本論の書き方についての2つのポイントでした。

 

結び

次は最後の結びについての書き方の説明です。

結びでは、相手への配慮・感謝を伝えます。

仕事とはいっても、人と人との関係ですので、配慮・感謝があるほうが仕事がスムーズに進みます。

 

自分がそういう役割であっても、「仕事なんだからやって当然だろ」というスタンスでこられるとちょっと嫌ですよね。

「お忙しい中恐縮ですが」とか「お手数をおかけしますが」という一文があるだけでも印象は変わると思います。

 

また、本論が長くなってしまった時は、相手にして欲しいアクションを結びに書いておくのもポイントです。

 

例えば次のような具合です。

「お手数をおかけしますが、〇〇のご回答をよろしくお願いいたします。」

のような感じです。

 

以上が、伝わるメールの件名と本文の書き方についての解説でした。

 

まことの補足・解説

ここからは少し、私、まことなりの補足・解説をしていこうと思います。

 

もしかしたら、ここまでの話を聞いて、「長すぎるよ、毎回こんなしっかりしたメール書いてらんない」と思った人もいるかもしれません。

もし現状、短文のメールで内容が伝わっているのであれば、しっかりしたメールにする必要はありません。

 

そもそもの話になりますが、今回紹介した伝わるメールの書き方というのは、メールの書き方が原因で、意思の疎通がうまくいかず、仕事がスムーズに行かないという問題を解決するための手法です。

 

なので、一部のメールが伝わりづらいと言われるからと言って、すべてのメールを今回紹介したようなメールに置き換える必要はないです。

 

例えば、社内メールは、できる限り短文で済ませて、社外とのやりとりの際は今回紹介したような書き方をしてみるみたいなことです。

 

また、今回紹介した書き方の一部だけを取り入れてみるというのもありです。

「件名の書き方だけ取り入れてみる。」とか、「結論を先に書くところだけ取り入れてみる。」といった具合です。

ここだけは使えそうというものや、最終的には全部取り入れようと思っていても、いきなり全部はできないので、段階的に取り入れるというのもいいと思います。

 

さらには、取り入れた上で、後から徐々に削っていくということができると最も良いと思います。

やはり、しっかり書くほうが伝わりやすくはなりますが、しっかり書くのは手間と時間がかかります。

これがあったほうが理解しやすいだろうと思っていても、実はなくても何も問題なかったということがあれば、削るのがよいと思います。

ただ、これは難易度が高いので、最初はあまり意識しなくても良いです。

必要か不要かの検証が難しいからです。

「なくて良い」というのと「なくても良いけど、あると助かる」の境目の見極めは難しいです。

 

まとめ

それでは最後に今回のエピソードのまとめをします。

今回のエピソードでは、照屋華子さんの「ロジカル・シンキング練習帳」から伝わるメールの書き方について紹介してきました。

 

紹介した内容を復習すると、今回のエピソードでは、伝わるメールの件名と本文の書き方を解説しました。

件名の書き方は、何についてのメールなのかが具体的にわかるようにメールのテーマを書きます。

「〇〇会議の日程について」ではなく、「〇〇会議の日程の連絡」などと内容がわかるように書くということでした。

 

また、本文が、導入、本論、結びで構成されると説明しました。

導入では、件名と同じく、メールのテーマを書き、それに加え、相手にして欲しいアクションを明記すると紹介しました。

 

本論では、次の2つのポイントを紹介しました。

・まず『結論』を伝え、その後、その結論を支える『理由・解説』を書く
・視覚的に文章の構造がわかるようにする

 

結びは、相手への配慮・感謝を伝えると紹介しました。
また、本論が長くなってしまった時は、相手にして欲しいアクションを結びに書いておくというポイントも紹介しました。

 

冒頭でも言いましたが、メールの書き方というのは、今回のエピソードで紹介した理論を覚えただけではなかなか実践できません。

本書には、たくさんの練習問題と回答例が掲載されているので、理論の実践にかなり役立ちます。

概要欄に本書のリンクを貼ってありますので、興味を持たれた方はぜひチェックしてみてください。

 

また、2021年6月現在では、本書はKindle Unlimitedの対象書籍となっていました。

Kindle Unlimitedは特定の書籍が読み放題になるサービスで、現在、初めて利用する方は30日間無料体験ができるようになっていますので、そちらから読んでいただくとお得です。

Kindle Unlimitedのリンクも概要欄に貼っておきましたので、ぜひご活用ください。

 

それでは今回も最後まで聞いていただきありがとうございます。
もしこのエピソードが役に立ったと思ったらTwitterなどで拡散していただけるとうれしいです。
また次のエピソードでお会いしましょう。