本エピソードの内容
・安田正著「面白ほど役に立つ 超一流の時間力」の要約を紹介します。
・4つの仕事を効率化する方法を紹介します。
-『何をするか』だけではなく『何をしないか』も決める
-仕事のデッドラインを自分で決める
-テンプレートを活用する
-スキマ時間を有効活用する
文字起こし
こんにちは、サラリーマンポッドキャスターのまことです。
この番組では、読書好きな私が、日々の読書で学んだことを紹介していきます。
今回のエピソードでは、安田正さんの「面白ほど役に立つ 超一流の時間力」という本の要約を紹介していきます。
本書の概要
本書は一流の人が実践している時間に関するルールを紹介している一冊です。
本書の内容を実践すれば、時間を味方につけることができ、仕事の効率が上がり、目標を達成できるようになるといった内容です。
エピソードを聞くメリット
皆さんの中にも仕事を効率的に短時間で終わらせたらなぁと思う方は多いと思います。
このエピソードを聞いていただいているような勉強熱心な方であれば、過去にもいろんな時間管理に関する本を読まれた方もいるかもしれません。
さらに言えば、いろいろな効率化についての本を読んだりしているけれども、なかなか仕事を効率的に短時間で終わらせることができるようにならないなんて人も中にはいるかもしれません。
近年は、働き方改革が叫ばれ、多くの企業で残業時間が規制されたりしています。
その結果、仕事は減らないのに、働く時間が減って困るという声はいろんなところで聞きます。
つまり、サラリーマン多くは、仕事の効率化ができなくて困っているのです。
みなさんの中にはいろいろ学んでも、なかなか効率化できなくて、「なんて自分はダメなんだ」なんて考える方もいるかもしれません。
しかし、効率化できなくて悩んでいるのは、普通のことなので、あまり自分を攻める必要はありません。
ぜひ、今回紹介する方法を学んで、効率化に役立ていただければと思います。
もしかすると、今回紹介する内容はありきたりだと思われる方もいるかもしれません。
本書のタイトルにある超一流の時間力というところから、人によっては一発逆転のような、それをやっただけで劇的に状況が変わるというようなものを期待しているかもしれません。
しかし、そのようなものは今回紹介しません。
一流の人というと、他の人たちとは全く違うことをしているのでは?と思われるかもしれませんが、そんなことはなく、小さな工夫を1つ1つ積み重ねて大きな違いを生み出しているのです。
一発逆転の方法はないのか、、、とがっかりする人もいるかもしれませんが、逆に言えば、1つ1つの工夫を実践するのは、それほど難しいことではなく、コツコツと積み重ねてさえいけば、着実に一流へと近づいていけるということでもあります。
今回のエピソードでは、この後、4つの効率化の方法を紹介しますが、これらは一気に実践しようとするのではなく、1つが負担なくできるようになってから、次のものに挑戦するのが良いと思います。
先ほど言ったように、今回紹介する1つ1つの方法は、それをやったらいきなり劇的に状況が好転するというようなものではありません。
継続して取り組み続ける事で、徐々に大きな違いになってくるようなものです。
なので、無理して一気に取り組んだ結果、辛くてやめたではほとんど効果は得られません。
無理のない範囲で、着実に進めていくことが重要です。
では順番に4つの効率化の方法を紹介していきます。
『何をするか』だけではなく『何をしないか』も決める
1つ目は、「『何をするか』だけではなく『何をしないか』も決める」です。
これの狙いとしては、仕事のスピードを高めるには、やるべきことをスピーディにこなせるようにするよりは、やらなくて良い仕事を辞める方が、簡単で効果も大きいということです。
もしかすると、あなたはTo-Doリストなどを使って、今日やるべき事などをリストアップして、仕事に取り組んでいるかもしれません。
しかし、おそらく、そのTo-Doリストには、「何をするか」だけが書いてあり、「何をしないか」は書いていないと思います。
そこで、『何をするか』だけではなく『何をしないか』も決めてみましょうという提案です。
詳しく説明していきます。
まず、ここでいう「何をしないか」とはなにか？について。
これは大きく分けると「今やらなくていいもの」と「そもそもやる必要のないもの」にわけられます。
例えば、「今やらなくてもいいもの」は、締め切りがまだ先で優先度が低い仕事などですね。
多くの人は、「今やらなくていいもの」を意識していないと、ある仕事をしているその流れで、似ていてる別の仕事もやったりしてしまいます。
中には「どうせ後々やるんだから」という方もいるかもしれませんが、仕事の優先順位をごちゃ混ぜにしてしまうと、締め切りに間に合わなかったり、今日中にやらないといけない仕事のせいで、遅くまで残業する羽目になってしまいます。
次に「そもそもやる必要のないもの」について。
「そもそもやる必要がないことなんてやらないよ」という人もいるかもしれませんが、みなさんの中にも、終えた仕事を振り返ってみて、「これやる必要なかったな」みたいな経験ないでしょうか？
もちろん、後から言うのは簡単で、やっている最中にはやるべきと判断したけど、最終的には不要になることもあり、すべてをなくせるわけではありません。
しかし、ちゃんと考えていれば、途中でも不要と判断できたな、なんてものあったりしませんか？
そんなものをやらないようにするという事です。
このリストの作成については、過去の自分の仕事を振り返ったり、仕事の全体を俯瞰したりして、やってしまいがちなやらなくていい事を確認してみるのが良いと思います。
1つ目の「『何をするか』だけではなく『何をしないか』も決める」については以上です。
仕事のデッドラインを自分で決める
次、2つは、「仕事のデッドラインを自分で決める」です。
これの狙いは、自分で締め切りを作ることで、締め切り前になると集中して取り組める"締め切り効果＂を得ることです。
もしかすると、すでにあなたは、仕事を期限に遅れないようにするために、自分で前もった期限を決め、それを目標に取り組んでいるかもしれません。
例えば、1ヶ月でやるべきことだけれども、3週間を目安に取り組む、みたいなことですね。
これ自体は、とても有効な手段ですが、今回紹介するものはこれとは少し違います。
この方法だと、締め切りが前にズレただけで、結局締め切りは1回だけで、締め切り効果は1回しか得られません。
今回紹介する方法は、仕事を細かく分解し、これはいついつまでにやる、こっちはいついつまでにやるなどとして、何回もの締め切りを設けましょう、という内容です。
これをやると、仕事の工数の見積もりも上達しますし、一石二鳥だと思います。
ぜひ実践してみてください。
1つ注意点を紹介すると、燃え尽き症候群にしましょう、ということです。
人によっては、締め切りに間に合うかどうかという瀬戸際では、頑張っていたのに、もう締め切りに間に合わないことが確定してしまうと、どうせ間に合わないんだからとだらだらやってしまうような人もいます。
それだけ気をつけるようにしてみてください。
2つ目の「仕事のデッドラインを自分で決める」については以上です。
テンプレートを活用する
次、3つ目は「テンプレートを活用する」ということです。
多くの人は仕事で何かしらの資料を作ると思います。
毎回同じような構成の資料を作るのに、毎回、ゼロから資料を作っているなんてことはしていないでしょうか？
ご自身がよく作る資料のフォーマットがあれば、それをテンプレートとして活用することで、穴埋め形式で資料を作っていくことができます。
例えば、いつも作るパワーポイントの資料が、表紙、目次、結論、詳細内容と続いていくのであれば、中身は空白で良いので、タイトルだけでスライドを用意しておくみたいな感じですね。
タイトルだけではなく、含めるべき項目が決まっているのであれば、それも書いておくと良いです。
例えば、企画書では6W2Hを明記するなどがあります。
6W2Hとは、誰が、何を、誰に、いつ、どこで、なぜ、どのように、いくらで、のことです。
これを項目として、テンプレートに入れておくことで、資料作成が楽になるだけでなく、抜け漏れがないかの確認を簡単にすることができます。
このようにテンプレートを活用することによって、時間が短縮できるのはもちろん、毎回の資料の質を安定させることができます。
以上が、3つ目の「テンプレートを活用する」についての紹介でした。
スキマ時間を有効活用する
最後、4つ目は「スキマ時間を有効活用する」ということです。
ありきたりに聞こえるかもしれませんが、とても重要です。
移動時間はもちろん、会議開始までの待ち時間など、業務時間中には、多くのスキマ時間が存在します。
1つ1つは大きな時間ではありませんが、積み重なれば大きな時間になります。
これこそ、コツコツ積み上げて大きな違いを生み出す典型とも言えるかもしれないですね。
大きな仕事は大きな時間があるときにしかできませんが、小さな仕事は大きな時間があるときでも、小さな時間しかないときでもできます。
このことから、小さな仕事は小さな時間で済ませることが時間の有効活用と言えると思います。
スキマ時間を有効活用するためには、あらかじめ何をするかを決めておくのが良いと思います。
例えば、5分あったらメールチェックをする、10分あったらメール返信・どこどこへ電話をする、などとリストアップしておくと、そのスキマ時間ができたときに無駄にせず、有効活用しやすくなります。
ただ、これは特定の仕事を後回しにするということでもあるので、優先順位をしっかりと考えて、やらないといけないということもあり、難易度は少し高いです。
以上、4つの時間を効率的に使う方法の紹介でした。
アクションプラン
いつもであれば、ここで、今回のエピソードで学んだ内容を受けて、みなさんへのアクションプランを提案していますが、今回は冒頭でも紹介したように、4つの時間を効率的に使う方法を1つずつ実践してもらうことが、今回の提案なのでここで新しくアクションプランは提案しません。
今回紹介した順番で1つずつ実践していただくのでも良いですが、みなさん自身が簡単に始められそうと思ったものからやっていただくのも良いと思います。
なにから始めるかはさほど重要ではなく、重要なのは、1つ1つを継続して取り組み続けることです。
ぜひ、実践してみてください。
まとめ
それでは最後に今回のエピソードのまとめをします。
今回は4つの時間を効率的に使う方法を紹介しました。
その内容は次の通りです。
・『何をするか』だけではなく『何をしないか』も決める
・仕事のデッドラインを自分で決める
・テンプレートを活用する
・スキマ時間を有効活用する
それぞれ内容を振り返ると、
「『何をするか』だけではなく『何をしないか』も決める」とは、
やるこべきことをこなすスピードを上げるのは難しいので、やらなくて良いことをやめて、仕事の効率を上げようとと言うことでした。
ここでいう「何をしないか」に当てはまるものとしては、「今やらなくていいもの」と「そもそもやる必要のないもの」の2つでした。
「今やらなくてもいいもの」は仕事の優先度を考え、今やる必要がないのものは今やらないということでした。
「そもそもやる必要のないもの」については、一見必要そうに思えても、その仕事の全体を俯瞰したり、目的を意識することで、やる必要があるかを判断し、必要のないものはやらないということでした。
2つ目の「仕事のデッドラインを自分で決める」とは、
締め切り前になると集中して取り組める"締め切り効果"を得ることを目的としたものでした。
締め切り効果をたくさん得るために、やるべき仕事を細かく分解し、それぞれにデットラインを設定するというものでした。
3つ目の「テンプレートを活用する」とは、
似た形式の資料を作ることが多い場合に使える方法でした。
テンプレートを作っておくことで、毎回の資料作りで、ゼロから資料作りをする必要がなくなることに加え、項目漏れを防げるというメリットがあると紹介しました。
最後、4つ目は、「スキマ時間を有効活用する」ということで、
これは、会議開始までの待ち時間など、業務時間中には、多くのスキマ時間があるので、それを有効に活用しましょうということでした。
有効活用しようと言われても、いきなり、有効活用できるようにはならないので、事前に5分あったらこれをやる・10分あったらこれをやると言った具合にやるべき事を決めておくということを紹介しました。
内容の復習は以上です。
今回のエピソードの参考にさせていただいた安田正さんの「面白ほど役に立つ 超一流の時間力」のリンクを概要欄に貼っておきましたので、興味のある方はぜひご自身でご覧ください。
それでは今回も最後まで聞いていただきありがとうございます。
もしこのエピソードが役に立ったと思ったらTwitterなどで拡散していただけるとうれしいです。
また次のエピソードでお会いしましょう。
