この記事は、ポッドキャストの文字起こしのテキストです。
こんにちは、サラリーマンポッドキャスターのまことです。
この番組では、読書好きな私が、日々の読書で学んだことを紹介していきます。
今回のエピソードの内容
今回紹介するのは、榊巻亮（さかまき・りょう）さんの「世界で一番やさしい会議の教科書（実践編)」という本です。
前回まで4回に渡り榊巻さんの「世界で一番やさしい会議の教科書」という本を紹介してきましたが、今回は同じく榊巻さんの「世界で一番やさしい教科書（実践編）」の紹介になります。
2冊とも、基本的な内容は同一ですが、実践編の方には、プラスアルファでの情報があり、そのなかで皆さんに共有したい学びがあったので紹介します。
今回のエピソードを聞くメリット
この本はタイトルからも分かる通り会議を改善していく方法を解説している一冊です。
この番組では何度か紹介していますが、ビジネスパーソンの業務時間の43%は会議に費やされているという調査結果もあります。
そんな会議を効率化することで、業務時間の短縮が図れ、趣味の時間、家族との時間をより多く取れるようになります。
ぜひ、今回のエピソードの内容を学び、プライベートな時間の確保に役立てていただければと思います。
誰も発言しない会議を変える方法
早速、本題に入っていきます。
今回は、「誰も発言しない会議を変える方法」というテーマで解決策を4つ紹介していきます。
みなさんも経験ないでしょうか？
業務上の問題についての解決案の意見出しをしたくて会議設定をし、その会議の場で「皆さん意見ありませんか？」と問いかけても、シーンとなってしまい、誰も発言をしてくれない。
呼び水として、自分の意見を少し言ってみても、周りの人がなかなかそれに続いてくれない。
こんな経験はないでしょうか？
今回紹介する4つの「誰も発言しない会議を変える方法」はこんな状況を変えれるかもしれない方法です。
4つとも実践していただくのが最も良いですが、できるものからやっていただくのも良いと思います。
発言のハードルを下げる
1つ目の方法は「発言のハードルを下げる」
会議で皆が聞いている場だと、その会議があまり堅い雰囲気でなくとも、多くの人は「いい意見を言わないと」とか、「意見を言って、変に思われたらどうしよう」とか、無意識に思ってしまっています。
なので、闊達な意見出しを求める場合は、意図的に発言のハードルを下げることが有効です。
例えば、
「『こうした方がいい』という意見はありがたいですが、まずは『好きか、嫌いか』の個人的な感想でOKです。」
であったり、他には、
「はっきり言語化できなくても、『何となく違和感がある』といったコメントだけでも、もらえると助かります。」
こう言って、発言のハードルを下げて、参加者に「この程度の発言でいいんだ」と思ってもらえるようにします。
これは私の個人的な意見ですが、指名したり、順番に意見をいってもらうことも発言のハードルを下げるのに有効な手段だと思います。
「いい意見でなくても良いですよ」と伝えた上で、「〇〇さん、何かコメントありますか？」と聞けば、「あまりいい意見はもっていないけど、指名されたから」という言い訳を作ってあげることができ、ちょっとしたコメントを拾うことができると思います。
順番に回すのも同じで、「順番が回ってきたからしょうがなく」という言い訳ができ、発言のハードルを下げることができると思います。
会議の主催者側としては、意見をお願いする立場なので、指名して強制的に意見を出させるのは、どこか申し訳なさを感じるかもしれませんが、実は参加者の立場としては、指名されたほうが発言のハードルがさがるのでありがたいのです。
アイスブレイクで会議の雰囲気を作る
2つ目の方法は「アイスブレイクで会議の雰囲気を作る」
これは、聞いたことがある人も多いかもしれません。
アイスブレイクとは、参加者がリラックスして会議に臨めるように、会議を始める前に行う簡単な雰囲気作りです。
「アイスブレイクのためにはこれをする」という決まりはありませんが、仕事を離れて、プライベートやパーソナルな部分の話などができると良いです。
あまりイメージできないかもしれないので、具体例として、本書に書かれていた話題を紹介します。
・入社して一番驚いたことは？
・この24時間でうれしかったことは？
・学生時代にしていた部活は？
・最近凝っていること？
・「実は私、XXXXなんです」的な、会社の人が知らないことを1つ教えて
こんな感じです。
質問を工夫する
3つ目の方法は「質問を工夫する」
意見が欲しいからといって、「何か意見はないですか？」とか「どうですか？」と漠然とした質問を投げかけていないでしょうか？
このような質問の仕方で意見が出てくるのは、場の雰囲気が温まったときだけです。
場の雰囲気が温まっていない中、いきなり、このような問いかけをしても、なかなか意見を引き出すことはできません。
ではどうすれば良いのかというと、Yes or Noまたは、OK or NGで答えられるような質問にするのが良いです。
具体的には、「〇〇さんはこの意見に賛成ですか？反対ですか？」と言った質問です。
発言のハードルが一番高いのは、初めて発言する時です。いくつか発言が出れば、場の雰囲気が温まってきて、発言が出てくるようになります。
共感・肯定感を示す
4つ目の方法は「共感・肯定感を示す」
せっかく発言が出てきても、参加者発言に興味を示さないなど、否定的な態度だと、場の雰囲気は温まっていきません。
もし自分が発言したのに、上司が、「う～ん。」と首をかしげ、「他に意見ある人は？』と反応されたら、結構きついですよね。
発言がでて、その後にほかの参加者からの発言が続いて欲しいと思っているなら、「共感や肯定感を示す」ことが必要です。
勘違いしないでいただきたいのは、どんな意見が出ても、それに同意しろと言っているわけではありません。
発言者がその意見をもってることに共感したり、発言してくれたことに感謝するような肯定的な態度をとる必要があるということです。
具体的には、Aさんが「〇〇には反対です。なぜなら、XXだからです。」と言った時に、自分はその意見に同意できなくても、「Aさんは、そう感じているんですね」とAさんの気持ちに共感するというようなことです。
本書で紹介されていた共感・肯定の4つの動作というのを最後に紹介します。
その4つの動作とは、
・発言に対して興味を示す
・うなずいて、共感や同意する
・発言に感謝する、褒める
・オウム返しをする、言い換える
具体的には
・「発言に対して興味を示す」方法は、発言者の方を向き・興味があることを体で示す。
・「うなずいて、共感や同意する」とは、「確かに」など相槌を打ち、発言に共感する。
・「発言に感謝する、褒める」とは、「ご意見、ありがとうございます」など、発言したことに感謝する。
・「オウム返しをする、言い換える」は、そのままですが、オウム返ししたり、「つまり〇〇ということですね」と言い換えることにより、興味を示していること・理解していることを示します。
以上の共感・肯定の4つの動作で、参加者の発言を促していきましょう。
ここまでで、「誰も発言しない会議を変える方法」ということで4つ紹介してきました。
簡単に振り返ると、
・発言のハードルを下げる
・アイスブレイクで会議の雰囲気を作る
・質問を工夫する
・共感・肯定感を示す
でした。
アクションプラン
この番組では毎回学んだことをどのように活かしていくかということで皆さんにアクションプランを提案しています。
今回皆さんに提案するアクションプランは、「今回紹介した誰も発言しない会議を変える方法の4つのうち1つ実践してみる」です。
もちろん、4つ全部できた方が良いのですが、全部やろうとして、どれも中途半端になってしまわないように、まずは、1つしっかりやってみるという意図です。
できそうだなぁと思うものを実施してみてください。
例えば、私の場合、アイスブレイクは話をうまく回せる人でないと難しいかなぁと感じましたが、質問を工夫すると言うのは、その場で臨機応変に対応すると言うよりかは、事前準備で対応できるところもあるので、自分としてはやりやすそうと感じました。
こんな感じでできそうと思えるものからやってみてください。
まとめ
それでは最後に今回のエピソードのまとめをします。
今回のエピソードでは、榊巻亮さんの「世界で一番やさしい会議の教科書(実践編）」という本を紹介しました。
この本は「会社の会議をより良いものにしていく方法」を紹介する本で、そんな本の中から、今回のエピソードでは、「誰も発言しない会議を変える方法」というテーマで解決策を4つを紹介しました。
その4つの内容とは、
・発言のハードルを下げる
・アイスブレイクで会議の雰囲気を作る
・質問を工夫する
・共感・肯定感を示す
です。
そして、アクションプランとしては、「今回紹介した4つの誰も発言しない会議を変える方法のうち1つ実践してみる」と紹介しました。
冒頭でも紹介しましたが、ビジネスパーソンの業務時間の43%は会議に費やされているという調査結果があるほど、我々は会議に時間を費やしています。
そんな会議を効率化することで、業務時間の短縮が図れ、趣味の時間、家族との時間をより多く取れるようになるので、ぜひ今回のエピソードで学んでいただいた内容を、実際に会社などで活かしていただきたいと思います。
また、今回取り上げさせていただいた榊巻亮さんの「世界で一番やさしい会議の教科書(実践編）」という本には、「誰も発言しない会議を変える方法」以外にも、会議でありがちな困りごとの解決策が紹介されていました。
例えば、「一部の人しか会議の議論に参加してくれない」や「発言がないよりはいいが、逆に脱線が多すぎる」などありがちな困りごとについての対策を紹介してくれています。
もし、会議で困っているという方は、概要欄に本書のリンクを貼っておきましたので、ぜひチェックしてみてください。
それでは今回も最後まで聞いていただきありがとうございます。
もしこのエピソードが役に立ったと思ったらTwitterなどで拡散していただけるとうれしいです。
また次のエピソードでお会いしましょう。
