この記事は、ポッドキャストの文字起こしのテキストです。
こんにちは、サラリーマンポッドキャスターのまことです。
この番組では、読書好きな私が、日々の読書で学んだことを紹介していきます。
今回のエピソードの内容
今回紹介するのは、前回に引き続き、榊巻亮（さかまき・りょう）さんの「世界で一番やさしい会議の教科書（実践編)」という本です。
この本はタイトルからも分かる通り会議を改善していく方法を解説している一冊です。
今回は、そんな本の中から、「決まったことを後から蒸し返されないようにする方法」を紹介します。
みなさんはこんな経験ないでしょうか？
「会議が終わってから、その会議の参加者に『さっきの会議では、〇〇の方向性で進めるって決まったんだけど、実は、XXの方向性で進めるっていうのもいいと思うんだけどどうかな？もう一度、次回の会議で議論してみない』と言われて、せっかく決めたことを後からひっくり返される」
こんな経験はないでしょうか？
せっかく決めたことを後から蒸し返されると、やり直しに時間を持っていかれるだけでなく、モチベーションもごっそり持ってかれますよね。
こんなことを防げるのが今回紹介する「決まったことを後から蒸し返されないようにする方法」です。
この後、決まったことを後から蒸し返されないようにする方法として、4つの方法を紹介していきます。
これらは今回のエピソードを聞いて頭に入れていただくだけでは何も役に立ちません。
実行していただく必要があります。
なので、次のようなことを考えながらこのエピソードを聞きいていただければと思います。
例えば、
・この方法を自分が使うとしたら、具体的にどうしたらいいだろうだったり、
・1つ目の方法が簡単そうだから、とりあえず、1つ目の方法をやってみようだったり、
なんでも良いので、どうやって実行に移すかを考えていただきたいと思います。
決まったことを後から蒸し返されないようにする方法
では、本題に入っていきます。
会議で決まったこと・今後やるべきことは会議の最後ではっきりと確認する
1つ目の方法は、「会議で決まったこと・今後やるべきことは会議の最後ではっきりと確認する」です。
多くの会議では、「おそらく、みんなわかっているだろう」と考えて、決まったこと・今後やることの確認をしないですが、ホワイトボードなどで議題を整理しながら会議を進めない限り会議で決まったこと・今後やるべきことが参加者間で完全に一致していると言う事はなかなかありません。
そして、参加者の間で認識の不一致があると、決まったこと蒸し返しが起きます。
例えば、自分ではすでに決定済みだと思っていたことが、相手はまだ協議中だと思っている。こういう状況で、すでに決定したことの蒸し返しが起きます。
それを防ぐのが、「会議で決まったこと・今後やるべきことは会議の最後ではっきりと確認する」という方法です。
確認の具体的な方法としては「会議で決まったことはこれとこれ、今後やるべきことはこれとこれで過不足ないでしょうか？」と聞きくと言った具合です。
もしかすると、みなさんの中には、決まったこと・今後やるべきことを確認するなんて、ちゃんと話を聞いていなかったのかと思われるのではないかと心配になる人もいるかもしれません。
しかし、会議で決まったこと・今後やるべきことを確認するのは全くおかしなことではありません。
なぜなら、決まったことを蒸し返されるとか以前に、そもそも会議の目的は何かを決めるために実施するものだからです。
つまり、参加者間で決まったことの共有ができていなければ、会議を実施した意味が全くなくなってしまいます。
会議を無意味にしないために、確認するのは何もおかしなことではありません。
また、会議で決まったことを確認するのなんて、1分もかからないです。
その1分もかからない確認で、認識が一致しているかの確認ができるなら、とりあえずやっておいたほうが良いと私は思います。
意思決定のタイミングで口を開かせる
それでは2つ目の方法の説明に移っていきます。
2つ目の方法は「意思決定のタイミングで口を開かせる」です。
以前のエピソードでも紹介しましたが、会議中に発言をしない人は、以下の5つに分類することができます。その5つとは
・議論についていけない人
・何かモヤモヤした思いがあるが、まとまっていない人
・何か言いたいことがあるが遠慮している人
・他の人と同じ意見なのでわざわざ話さない人
・議論に興味がない人
このうちの前半3つの
・議論についていけない人
・何かモヤモヤした思いがあるが、まとまっていない人
・何か言いたいことがあるが遠慮している人
は、そのまま放置しておくと、後になって、「実はこう思っていたんだけれど」と決まったことを蒸し返してくる可能性があります。
もちろん、本人もみなさんを困らせようとしているわけではないのですが、結果的に決定事項を蒸し返すということになってしまいます。
口を開かせるというのは、少し手間かもしれませんが、決定事項を蒸し返され、やり直しになるよりは手間ではないので、ぜひ実施していただきたいと思います。
具体的なやり方としては、意思決定のタイミングで「〇〇という決定になりましたが、Aさん、何かコメントありますか？」と指名して、発言させるなどです。
ポイントは、”指名する”というところで、何か考えがあるけれども、まとまっていないという人は、全体に対して「何かコメントないですか？」と聞いても、なかなかコメントしてくれません。
指名することで、「まだ考えがまとまっていないのですが、・・・」と言いつつ口を開いてもらうという狙いがあります。
決定事項だけではなく、検討の経緯を資料に残す
次、3つ目の方法は「決定事項だけではなく、検討の経緯を資料に残す」です。
決定事項の中には、すんなりと決定されたものだけでなく、紆余曲折を経て、決定されたこともあります。
その紆余曲折を経て決定したことは、その経緯も残しましょうということです。
例えば、会社の今後の戦略を決定するような場面があったとします。
A案とB案があり、もともとはA案のほうが有力でしたが、いろいろ協議を進めるうちにA案には、決定的な欠陥があることがわかり、B案を採用することにしたという経緯があったとします。
そこで、経緯を残さずに、B案に決定しましたという決定事項のみが知らされたら、なんでA案じゃないんだという声が上がってくるのは、想像できますよね。
そんな横槍で蒸し返されることを防ぐために、決定事項だけではなく、経緯も資料に残すのがよいです。
私自身、部署移動での移動先で、経緯が残っていない故に決定事項を蒸し返しそうになった経験があります。
その時、私自身は全く悪気はなく、素朴な疑問として、「普通に考えたらこうなりそうなのに、なぜこうなっているのですか？」と質問をしただけです。
幸い、担当者が経緯を覚えていたので、「こういう経緯でこうなりました。」という回答で終わりましたが、もし、担当者が経緯を忘れていたら、やり直しが発生させてしまっていたという事例です。
このように、経緯を知っていれば納得できる決定事項も、経緯がわからないといろいろ聞きたくなるというのはありがちです。
すべての場合に経緯を残す必要はないと思いますが、経緯が残っていないと後々めんどくさそうなものはできる限り経緯を残しましょう。
会議の冒頭で前回までの内容を振り返る
最後、4つ目の方法は、定例会や複数回の会議を経て何かを決定するような場合に使える方法で、それは「会議の冒頭で前回までの内容を振り返る」という方法です。
前回の会議で議論したことを忘れていることによる蒸し返しを防ぐ方法です。
具体的には、会議の冒頭で次のようなことを確認します。
「前回までの会議では、こんな流れで、これとこれが決まりました。未決定の事項は、これとこれで、今回はこれらについて議論していきます。」といった具合です。
時間にしたら、1,2分です。
もしかしたら、参加者は全員、前回までの会議の流れを覚えているかもしれません。
覚えていた場合、結果だけ見れば、確認の意味はなかったことになりますが、それでも、ほとんど時間はとられていないので、とりあえず確認して、万が一の蒸し返しを防ぐというのは、悪くない方法だと思います。
以上、決まったことを後から蒸し返されないようにする方法4つの紹介でした。
4つとも場面に合わせて実施いただくのが最も良いですが、どれか1つでも実践していただければと思います。
まとめ
それでは最後に今回のエピソードのまとめをします。
今回のエピソードでは、榊巻亮さんの「世界で一番やさしい会議の教科書(実践編）」という本の中から「決まったことを後から蒸し返されないようにする」方法という話を紹介しました。
その方法とは、
・会議で決まったこと・今後やるべきことは会議の最後ではっきりと確認する
・意思決定のタイミングで口を開かせる
・決定事項だけではなく、検討の経緯を資料に残す
・会議の冒頭で前回までの内容を振り返る
今回取り上げさせていただいた榊巻亮さんの「世界で一番やさしい会議の教科書(実践編）」という本の中では、「決まったことを後から蒸し返されないようにする方法」以外にも、会議でありがちな困りごとの解決策が紹介されていました。
例えば、「一部の人しか会議の議論に参加してくれない」や「発言がないよりはいいが、逆に脱線が多すぎる」などありがちな困りごとについての対策を紹介してくれています。
もし、会議で困っているという方は、概要欄に本書のリンクを貼っておきましたので、ぜひチェックしてみてください。
それでは今回も最後まで聞いていただきありがとうございます。
もしこのエピソードが役に立ったと思ったらTwitterなどで拡散していただけるとうれしいです。
また次のエピソードでお会いしましょう。
