まことのビジネスに役立つ話

学生〜社会人数年目の若手ビジネスパーソンに役立つスキルを紹介していきます。

事前準備で会議を変える|世界で一番やさしい会議の教科書

世界で一番やさしい会議の教科書(日経BP Next ICT選書)

 

この記事は、ポッドキャストの文字起こしのテキストです。

 

 

 

こんにちは、サラリーマンポッドキャスターのまことです。
この番組では、読書好きな私が、日々の読書で学んだことを紹介していきます。

 

今回のエピソードの内容

今回紹介するのは、前回に引き続き、榊巻亮(さかまき・りょう)さんの「世界で一番やさしい会議の教科書」という本です。 

著者の榊巻さんは ケンブリッジテクノロジーパートナーズ株式会社に所属するコンサルタントで、 ファシリテーションを生かした納得感のあるプロジェクト推進を得意とされている方です。

 

前回のエピソードでも紹介しましたが、「世界で一番やさしい会議の教科書」という本は一言でいうと、「会社の会議をより良いものにしていく方法」を紹介する一冊です。

内容はストーリー形式で進んでいき、主人公がコンサルタントである父のアドバイスを受けながら会社の会議を変えていく流れです。

主人公自身も、若手社員であり、「会議を変える方法なんて何も知らない」というところからスタートするので、会議を変えるためにいきなり難しい方法を実践するのではなく、できるところからスタートします。
そのため、読者自身も読みながら実践に移しやすいと思います。

 

ストーリー形式なので、後から復習するときに読みづらいという嫌いはありますが、主人公が読者の立場に立って、会議の変え方を学んでいくというストーリーは、会議についての本を初めて読む方にも、とても理解しやすい内容になっています。

 

今回のエピソードでは、そんな「世界で一番やさしい会議の教科書」という本の中から、「事前準備で会議を変える」という話を紹介します。

 

 

今回のエピソードを聞くメリット

あなたも「事前準備が不十分で会議がグダグダになってしまった」こんな経験ないでしょうか?

 

例えば、

・資料を準備していないくて、その場で資料探しが始まって、グダグダしてしまった。
・判断に必要な人物の招集ができておらず、会議で何も決めることができなかった。
・問題の解決策の発案・協議をしようとしたのに、参加者がその問題を問題を認識しておらず、なぜ問題なのかの議論になり、当初予定していた議論が全くできなかった。

 

このように自分が設定した会議がグダグダしてしまうというのは、誰しも経験することではないでしょうか?

 

今回のエピソードでは、そんな会議がグダグダしてしまうことを防げるかもしれない方法を紹介します。
どのように防ぐかと言うと、会議準備シートなるものを使って、準備漏れを防ぐと言う方法です。

 

流石に、会議の事前準備を全くしない人はいないと思います。
できるだけスムーズに終わらせれるように、事前準備を進めるのですが、どこかに準備漏れがあって、そのせいで会議がグダグダになってしまう。
会議準備シートは、そんな準備漏れを防ぐためのチェックシートのようなものです。

 

今回のエピソードでは、まず、本書で紹介されていた会議準備シートの説明をしてから、私なりの補足・解説をしていくという構成になっています。

 

会議準備シートとは

では早速、本題に入っていきます。

 

会議準備シートは、4つの要素から構成されており、4つを準備すれば、会議の事前準備は完成したと言えるようなものになっています。

4つの要素とは、目的/参加者/進め方/必要なものです。

順番に説明していきます。

 

目的

まず、「目的」

これを明確にしなければ、スムーズにいくわけないですよね。

目的と言うと少し曖昧になってしまうかもしれないので、言い換えると、「どのような状態になったら、会議は終了と言えるのか」という会議の終了条件を考えるとわかりやすいかもしれません。

 

会議の冒頭で終了条件を参加者に伝えることで、参加者全員で会議の終了に向かって進められるので、終了条件を会議の主催者が理解しておくことは非常に重要です。

 

具体例としては、「お客様満足度が下がっている原因を特定する」などです。
どうなれば、終了と言えるのか明確ですよね。

 

ありがちな悪い例としては、「お客様満足度が下がっている原因について協議する。」という方向性だけ示されて、終了条件が不明確な設定です。

これだと、参加者の認識がずれて、うまく会議が進まない可能があります。

流石に、原因が特定できなくても協議すれば満足と勘違いする人はいないでしょうが、特定までするのか、今後の調査方針をきめれば良いのかなど、認識のずれが生じる可能性はあります。

 

参加者

次の準備する項目は「参加者」です。

先ほどの終了条件の達成に必要な人を選定します。

 

過不足なく参加者を集めることが重要です。
いない方がよい人というのは、なかなかいないと思うので、「いたほうが良いだろう」ではなく、「いなければいけないか?」という視点で考えることが必要だと思います。

 

また、参加者の会議の議題についての理解度と疑問・不満も事前に把握しておくと良いです。

この後、会議の進め方を考えますが、その際、参加者が何を知っていて・何を知っていないかを把握することで、どの説明が必要かを把握できます。

また、どんな不満を持っているかも知ることで、どのように不満を解消するかを進め方に組み込むことができるので、事前に把握するようにしましょう。

 

進め方

次は、「進め方」の項目についての説明です。
終了条件に辿り着くために何をすれば良いのか?また、どんな風に辿り着くのか、どの順番で何を議論するのかを考えます。

例えば、まずは状況の共有をして、続いて、問題の原因についての協議、そして、対策の協議をするといった具合に進め方を考えます。
そして、各項目について、時間配分も事前に決めておきます。

 

必要なもの

最後は「必要なもの」です。

1つ前の「進め方」のところで、会議では、最初にこれをやり、次にこれをやる、それに続いてこれをやるといった具合に項目を考えました。

そこで考えた各項目について、その項目を実施するために必要なものを考えます。

ここでいう必要なものとはホワイトボードやプロジェクターなどの物理的なものだけではなく、説明を理解してもらうために必要な情報などもここで考えます。

 

以上が会議準備シートの4つの項目です。

長くなってしまったので、軽く復習します。

会議の事前準備の抜け漏れを防ぐための会議準備シートは、4つの要素からなっており、4つの要素とは、目的/参加者/進め方/必要なものです。

・目的とは、会議を設定する目的のことで、「どのような状態になったら、会議は終了と言えるのか」という終了条件と考えると、より明確になります。
・参加者とは、目的を達成するために必要な人物を選定することです。人の選定だけではなく、それぞれの人の会議の内容についての理解度・疑問・不満なども事前に考えておくと、進め方に適切に反映できると紹介しました。
・進め方とは、終了条件に辿り着くために何をすれば良いのか?また、どんな風に辿り着くのか、どの順番で何を議論するのかを考えるということでした。
・必要なものとは、進め方で決めた各項目に対して、その項目を実施するためには何が必要かを考えるということでした。

 

まことの補足・解説

ここからは、私、まことなりの補足・解説をしていきます。

 

私は、忘れっぽいことを自覚しているので、会議に限らず、いろんな業務についてチェックシートを自分で作成して、有効性を感じています。

なので、本書で紹介されている会議準備シートを見た時に、「こう言うのがほしかったんだよ」と感じたのを覚えています。

 

定形的な仕事のチェックシートのようにチェックシートの通り進めれば、完璧な会議ができるとまではいかず、チェックシートの埋め方は臨機応変に対応する必要がありますが、チェックシートをちゃんとやり切れば、ある程度の準備ができるものになっているとは思います。

 

会議準備シートを完成させる上で、個人的に難しいと思うのは、参加者の疑問・不満・懸念を把握して、進め方に反映するところだと思っています。

基本的な、進め方の大枠、例えば、この説明をすれば、終了条件を達成できるだろうというところはある程度考えることができると思いますが、

会議で私たちの説明を聞く中で、参加者がふと疑問・懸念に思って、投げかけてくる質問の対応の事前準備が結構難しいと思います。

 

それに対しての、私からのアドバイスとしては、人の傾向を把握することと、前提をしっかり説明することです。

「人の傾向を把握する」とは、「この人はよくこういった質問をしてくる」といったのが経験を積むとわかると思います。

なので、それに沿って、準備を進めるということです。
傾向を把握するといっても、何十回も場数を踏まないとわからないというものではなく、2,3回話をすれば、その人の傾向は大体見えてくるものです。
初めての人とは、傾向を掴むつもりで話をすると良いと思います。

 

2つ目の「前提をしっかり説明する」とは、意味は言葉そのままですが、議論の範囲を決めて、議論が変な方向にずれてしまわないようにする目的があります。

 

例えば、製品が故障するというクレームが多いので、その対策案を考えるという会議のはずなのに、こんな機能を追加したらお客さんに喜ばれるのではないかなんて言い出したら、議論がまとまりませんよね。

そういった方向に議論がずれないようにするために、まず最初に、「本会議は、製品の故障クレームが多いことについての対策案を考える会議です」と前提を明確にすると良いです。

また、議論が変な方向にずれてからそれを戻すのは難しかったりもするので、前提は会議の冒頭に伝えるのが良いです。

 

もしかしたら、先程のこうしたらお客さんによろこばれるのではという視点も必要だろうと思われる方もいるかもしれませんが、リソースには限りがあるので、優先順位が高いことからやって行かなければいけません。

 

アクションプラン

この番組では毎回学んだことをどのように活かしていくかということで皆さんにアクションプランを提案しています。

 

今回皆さんに提案するアクションプランは、「会議準備シートを使ってみる」です。

 

こればかりは実践してみるしかありません。

先ほども言いましたが、会議準備シートを埋められれば、ある程度準備ができたと言える状態にはなるのですが、埋め方は、この通りやればよいという決まったやり方があるわけではなく、臨機応変にやっていく必要があります。

 

いきなりはうまくできません。うまくできるようになるには、数をこなすことが一番だと思います。

 

ただし、漫然とやっているだけでは、上達が遅いので、会議準備シートを使いながら会議をこなしていき、やり方のポイントや改善点を見つけたらそれをメモに残しておくといった具合に意識的に改善を繰り返していくのがおすすめです。

 

もし、あなたが新人で、自分で会議を設定することがほとんどなく、上司・先輩が招集する会議に出席するばかりという場合は、模擬練習として、招集される会議の会議準備シートを作成すると良いです。

 

日常一緒に仕事をしていれば、上司・先輩がどんなことをやっているかは大体わかると思います。

それに加えて、会議招集のメールの内容から、会議の目的や内容はある程度わかると思います。

なので、自分で考えて、この内容なら、自分だったら、こんな進め方をするなどと考えて会議準備シートを作成する方法です。

 

事前に、考えておくことで、実際の会議を進めていく中で、改善点をみつけることができます。

何も考えずただ参加しているだけでは、自分ごととしてとらえることができず、あまり勉強にはなりません。

 

会議の準備がうまくできていると、会議はスムーズに進むので、側から見てるだけでは、会議って意外と簡単じゃんと思ったりもするかもしれませんが、実際には、スムーズに進めるためにしっかりと準備をしているからスムーズに進むのです。

 

スムーズに進む会議にただ参加しているだけではあまり学べないです。
自分だったら、こうすると事前に考えておくことで、例えば、自分が考えた事前準備ではやっていなかったことを先輩はやっていた、それゆえに、会議がスムーズに進行した。
だから、自分が会議の準備をするときは、これもやっておこうといった学びが得られるのです。

 

長くなってしまったので、まとめると、アクションプランとしては、「会議準備シートを作成する」ですが、会議を自分で設定する機会がない人は、「参加する会議の会議準備シートを作成する」です。

 

 

まとめ

それでは今回のエピソードの全体のまとめをします。

今回のエピソードでは、榊巻亮さんの「世界で一番やさしい会議の教科書」という本を紹介しました。

 

この本は「会社の会議をより良いものにしていく方法」を紹介する本で、そんな本の中から、今回のエピソードでは、「事前準備で会議を変える」という話を紹介しました。

 

具体的には、会議の事前準備のために、会議準備シートというものを紹介しました。

会議準備シートは、4つの要素からなっており、この4つの要素を事前に埋めることで会議の事前準備の抜け漏れを防ぎます。
そして、4つの要素とは、目的/参加者/進め方/必要なものです。

 

それぞれ復習すると、

・目的とは、会議を設定する目的のことで、「どのような状態になったら、会議は終了と言えるのか」という終了条件と考えると、より明確になります。
・参加者とは、目的を達成するために必要な人物を選定します。人の選定だけではなく、それぞれの人の会議の内容についての理解度・疑問・不満なども事前に考えておくと、進め方に適切に反映できると紹介しました。
・進め方とは、終了条件に辿り着くために何をすれば良いのか?また、どんな風に辿り着くのか、どの順番で何を議論するのかを考えるということでした。
・必要なものとは、進め方で決めた各項目に対して、その項目を実施するためには何が必要かを考えるということでした。

 

アクションプランとしては、「会議準備シートを使ってみる」ということを提案しました。

ひねりがない提案ですが、こればかりは実際にやるしか上達しないので、実践してみてください。

また、自分で会議を設定することがほとんどない人は、「招集される会議について、自分だったらどうするかで、会議準備シートを作成してみる」と提案しました。

ぜひ実践してみてください。

 

前回のエピソードでも言いましたが、ビジネスパーソンの業務時間の43%が社内会議に費やしているという調査結果もあります。

 

そんな会議を有意義なものにすることでより有意義な会社人生にすることができると思いますので、ぜひ今回の学びを活かして、会議を変えていただければと思います。

 

今回も最後まで聞いていただきありがとうございます。
もしエピソードが役に立ったと思ったらTwitterなどで拡散していただけるとうれしいです。
また次のエピソードでお会いしましょう。