まことのビジネスに役立つ話

学生〜社会人数年目の若手ビジネスパーソンに役立つスキルを紹介していきます。

【レビュー】トヨタ社員だけが知っている超効率仕事術

 

超効率仕事術を活用して、仕事の「スピード」と「質」を両立させる
本書はトヨタに伝わっていると言う無駄な作業とやり直しをなくすことによって、仕事の「スピード」と「質」を両立させる仕事術について解説しています。

 

その仕事術とは、仕事にいきなり取り掛かるのではなく、しっかりと段取りをしてから仕事に取り掛かるということです。
段取りとは次のようなことを示します。
1.仕事の目的とアウトプットを明確にする。
2.そのアウトプットを出すために必要な実施事項を明確にする。
3.それぞれの実施事項に事前準備が必要であれば、リストアップしていく。
4.上記をスケジュールに落とし込む

 

ざっくりとした流れは上記ですが、これだけでは実行できない人がほとんどなので、この一連の流れの具体的なやり方を本書では解説しています。

普段の仕事においてミスややり直しが多く発生してしまっている人や、仕事を期限通りに進められない人におすすめの一冊です。


ポイント①:いきなり仕事に取りかからない

早く仕事を終わらせるには、どれだけ早く仕事に取り掛かるかがキモと思っている人もいるかもしれません。
しかし、それだと、非効率なやり方になってしまっていたり、やり直しが増えてしまうリスクが大きいです。
では、どうすれば良いかというと、本書のメインパートである段取りをするということです。
段取りをすることによって、やり直しを未然に防ぐことができます。
段取りにも時間がかかるとはいえ、プロジェクトの大きさにもよりますが、1〜2時間ほどあればできます。やり直しが発生した場合の時間のロスはこんなものではないので、十分にメリットのある時間の投資だと言えます。

 

ポイント②:仕事を作業レベルまで分解する

みなさん、やらなければいけないと思いつつも、後回しにしてしまいがちな仕事ってないですか?
このような仕事に共通するのは、具体的な作業がイメージできていないということです。
この状態の解決方法としては、仕事を作業レベルまで分解するということです。
具体例を示します。
「カレーを作る」という仕事があった場合に、作業としては、具材を切る、具材を炒める、具材を煮込むという作業に分解できます。
段取りの段階であらかじめ仕事を作業レベルまで分解しておくことによって、その仕事をする時にすぐにとりかかれるようになります。

 

ポイント③:振り返り、次の仕事につなげる

スケジュールを立てて仕事に取りかかっても、なかなかスケジュール通りに進められないと言う人も少なくないのではないでしょうか?
そんな人に重要なのは、仕事の振り返りをして、次の仕事につなげるということです。
事前に立てたスケジュールと、実際の進捗にはどこに相違があって、それはどうして発生してしまったのかを振り返ります。
この振り返り&改善は事前にスケジュールを立てているからこそできることです。スケジュールを立てずに仕事をしてしまうと、振り返ってもうまくいったのか、そうでないのかの判断がつきません。
改善を繰り返すことで、仕事の効率を上げることができ、さらに工数の見積もりもうまくなるので、スケジュール通りに仕事が進められるようになります。
スケジュール通りにうまくいかないと言って、はじめからスケジュールを立てない人は、ずっとスケジュール通りに仕事ができないままです。


まことの気づき&補足

次に、本書を読んで気づいた点やこうしたらもっと良くなるのではという点を紹介していきます。

気づき:小さな効率化より大きな効率化

新入社員がよくやりがちな仕事の効率化と言えば、PCのショートカットを覚えるとか、タイピングを早くするとか、いまできていることをさらに速くできるようにするような効率化です。
もちろん、これも重要なことで、長期的に見れば大きな時間短縮になりますが、短期的にみれば、短縮できる時間は数秒です。
やり直しをなくすことは短期的にかなり大きな時間短縮になります。
半日かけて作った資料が上司の思っていたものと違い、やり直しとなったら、半日が無駄ですよね。事前にすり合わせをしておくことで、この無駄を減らせるので、大きな時間短縮なります。

 

補足:スケジュールはガントチャートがおすすめ

本書には、スケジュールを立てるとありましたが、どのようにスケジュールをまとめれば良いかはありませんでした。
私がおすすめするのは、ガントチャートを使った方法です。
縦に項目を並べ、横軸に日時を引き、それぞれの項目にかかる時間・日数をバーで表現しています。
ガントチャートのメリットはスケジュールのビジュアル化です。
スケジュールの全体像がひと目でわかり、さらに、各作業の予定もわかりやすいです。


以上、トヨタ社員だけが知っている超効率仕事術の要約と気づきでした。
これからもどんどんいろんな本を紹介していきますので、応援よろしくお願いいたします。

 

 

トヨタ社員だけが知っている超効率仕事術

トヨタ社員だけが知っている超効率仕事術