税理士兼経営者である山本憲明さんの「1日の仕事を3時間で終わらせるダンドリ術」を紹介していきます。
本書は、仕事に潜む無駄を取り除くことで、働く時間を減らしつつも、成果を上げる方法を解説しています。
タイトルの「1日の仕事を3時間で終わらせる」は、かなり大袈裟な表現のように思えますが、著者の経験上、多くの人の仕事の8割はやらなくてもよい仕事だそうです。
本書では、多くの人がやってしまっているであろう無駄な仕事をいくつか紹介して、それを取り除く方法を紹介するという構成になっています。
上司から「残業時間を減らせ」と同時に「成果をあげろ」と言われて困ってしまっているという人におすすめの一冊です。
ここからは、私が本書を読んで重要だと思ったポイントを3つ紹介していきます。
ポイント①：時間を有効活用するために1日の時間の棚卸しをする
あなたは1日になににどれくらいの時間を使っているか把握していますか?
時間を有効に使いたいと考えているなら、まずは、1日の時間の使い方を把握することが必要です。
具体的な方法としては、Excelなどで時間割を作るように、8時〜9時はメールチェック、9時〜10時は会議などといった形で記録をします。
時間の使い方を把握した後は、無駄にしてしまっている時間はないか、不必要なことをに時間を使っていないかなどを確認し、改善につなげることができます。
ぜひ1日の時間の使い方を把握してみてください。
ポイント②：探す時間を減らすために不要なものは捨てる
ものを探すのに、多くの時間を使ってしまうということはないでしょうか?
ある統計によると、人は1日平均10分、探し物に時間をつかっているそうです。年間に置き換えると41時間になります。ものを探す時間は何も生み出さない時間なので、完全に無駄な時間と言えます。
本書では、この探し物に使う時間を減らす方法として、ものを減らすことが紹介されています。ここでいうものとは、書類などの物理的に存在するものだけでなく、データなどのファイルも含まれます。
ものを減らすことは、探し物にかかる時間を減らすことだけでなく、不要なものが視界に入らなくすることで、集中力アップにもつなげることができます。
いきなり捨てるのが怖いという方は、仮ゴミ箱のようなものを設置し、一定期間使わなければ、本当に捨てるということをしても良いかもしれません。
ポイント③：常識や慣習を疑い、不要であれば捨てる
あなたの仕事に、「これまでやってきたから」という理由だけでやっている仕事はないでしょうか?
「これまでやってきたから」というような会社の慣習けでだやっているようなことは大抵無駄なことが多いです。
ずっとやってきた方法であっても、それが不要なことであればやめるべきですし、必要なことであっても、やり方が非効率な方法になっていないかを検証するべきです。
慣習を変えることで、自分自身の時間を有効活用できるだけでなく、周りの人や後輩の時間も有効活用できるようになるのです。
進歩の速い現代において、5〜10年も同じことをやっていて問題ないなんてことはまずありません。ぜひ会社の常識や慣習に改善点がないか疑ってみてください。
まことの気づき：パレートの法則で業務効率化
次に、本書を読んでハッと気づかされたことや本書に対する補足を紹介していきます。
パレートの法則はご存知でしょうか?80:20の法則とも呼ばれるもので、例えば「ビジネスにおいて、売り上げの8割は、全顧客のうち2割が生み出している」というものがあります。
著者が言うには、これは仕事にも当てはまり、「仕事の成果の8割は費やした時間の2割が生み出している。」ということで、残りの8割の時間は全くの無駄とは言わないまでも、あまり生産的でない時間となっているということです。
ここからわかることとしては、8割の時間をいかにして減らすかが業務時間短縮のキモになるということです。
多くの人は、PCのショートカットなどを覚えるなどの時短術を使ったりしますが、これは2割の成果を出す時間を短くしようとする行為で、もともと少ない時間をさらに短くしようとするため、時短にはあまり繋がりません。
業務時間短縮をするには、自分の仕事のうちどの業務が非効率な8割の時間になっているかを知ることが先決だと思いました。
以上、「1日の仕事を3時間で終わらせるダンドリ術」の紹介でした。
これからもどんどんいろんな本を紹介していきますので、応援よろしくお願いいたします。
